Le métier de secrétaire occupe un rôle primordial dans le monde du travail quelque soit, son lieu d’exercice : une entreprise, une administration, un cabinet d’avocat ou chez un médecin. Le/la secrétaire occupe un poste opérationnel, essentiel au fonctionnement d’un service.
Il/elle a comme principales missions d’effectuer les opérations suivantes :
- L’accueil des visiteurs, de la clientèle
- Réception des appels
- Prises de rendez-vous
- Gestion des agendas ou planning des réunions
- Rédaction des courriers et correspondances
- Classement des dossiers
Son poste nécessite des qualités relationnelles et une forte disponibilité. Le secrétaire doit être d’’une grande réactivité pour faire face aux nombreuses sollicitations de ses interlocuteurs internes ou externes. De fait, il doit être un bon communicant et s’exprimer aisément en français ou dans une autre langue supplémentaire en fonction de son poste.
Dans tous les cas de figure, on décrit le secrétaire comme une personne multitâche : il doit effectuer plusieurs tâches simultanément. Cela en fait un professionnel très recherché sur le marché de l’emploi.
Le métier de secrétaire
Missions
Les activités du secrétaire varient selon les structures où il exerce : il peut travailler seul ou en équipe, intégré à un service ou rattaché à une personne. Ses missions sont essentielles et opérationnelles et répondent à des exigences diverses. Cependant, d’une manière générale, il effectue les actions suivantes :
- Il accueille les visiteurs, la clientèle et répond à leurs demandes
- Il gère les appels téléphoniques entrants et sortants
- Il gère la correspondance : réceptionne, rédige les courriers lettres ou mails, fax, etc.
- Il gère le planning et agenda de son responsable et même peut réserver les déplacements et voyages extérieurs
- Il organise et planifie les réunions, prend en notes les échanges et rédige les comptes-rendus
- Il effectue les triages et organise le classement de documents et dossiers
Le secrétaire est souvent la première personne en relation avec la clientèle, son rôle est donc primordial. Ce poste nécessite discrétion et professionnalisme et les recrutements sont nombreux et permanents.
Les tâches et fonctions
En général, il effectue des tâches administratives de dossiers et transmet les informations dans l’entreprise. Il assure le suivi de ses actions et en rend compte à sa hiérarchie. On peut dresser une liste non exhaustive de ses tâches, qui varient selon son lieu d’exercice et sa fiche de poste :
- Accueil de la clientèle
- Planification des rendez-vous
- Orienter les interlocuteurs selon leurs demandes et besoins
- Utiliser la sténographie
- Maitriser et savoir utiliser les outils bureautiques
- Gestion de la correspondance :
- Connaître les règles d’affranchissement du courrier
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Saisir des documents numériques
- Classer les documents, informations et fonds documentaires de l’entreprise ou d’une activité
- Organiser les déplacements des professionnels
- Définir les besoins en approvisionnement
- Suivre l’état des stocks
- Préparer les commandes
Compétences techniques spécifiques
- Il est chargée de mettre à jour une documentation technique
- Il suit les conditions d’exécution d’un contrat
- Il vérifie les conditions d’exécution d’un contrat
- Il archive des dossiers et documents de référence
- Il indexe des dossiers et documents de référence
- Il suit l’évolution d’un dossier professionnel
- Il est chargé de construire un dossier professionnel
- Il doit maitriser la terminologie juridique, si il travaille dans un cabinet d’avocat
- Il doit maitriser la terminologie médicale, si il travaille dans un cabinet médical
- Il sait utiliser un dictaphone et connaît les techniques de saisies
- Il peut effectuer le suivi administratif du personnel, connaît le droit du travail
- Il fait de la gestion administrative et financière : il connaît les logiciels comptables les plus courants et la comptabilité
- Il peut coordonner l’activité d’une équipe
Lieux d’exercice
Le secrétaire exerce sa mission dans plusieurs endroits et secteurs différents :
- PME
- Artisans
- Cabinet d’avocat
- Etudes de notaires
- Grand groupe international
- Administration
- …
Environnements de travail
On peut avoir besoin des services du secrétaire dans de nombreux secteurs et activités. Voici une liste non exhaustive :
| Association | Établissement scolaire, éducation, enseignement | Finance |
| Cabinet juridique | Société de services | Industrie |
| Collectivités territoriales | Agriculture | Recherche et développement |
| Entreprise | Assurance | Santé et action sociale |
| Entreprise publique ou établissement public | Bâtiment et travaux publics (BTP) | Sport et loisirs |
| Transport logistique | Domicile particuliers | Immobilier |
Le profil du secrétaire
Les prérequis professionnels pour devenir secrétaire
Le métier de secrétaire est accessible dès le niveau BEP. Cependant, les profils recherchés aujourd’hui ont le BAC Pro ou le DUT, parfois la licence. Cela correspond à l’évolution de l’environnement qui s’adapte aux nouvelles technologies de l’information (NTIC).
Le secrétaire moderne manie ces nouveaux outils avec aisance. Voici les formations qui conduisent au métier de secrétaire :
- BAC Pro Gestion administration
- BTS Assistant manager
- BAC Techno STMG
- BAC Pro
- BTS Assistant de gestion PME PMI
- DUT Carrières juridiques
- DUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA)
- DUT Gestion administrative et commerciale (GACO)
- Licence Administration et gestion des entreprises
Les compétences requises pour devenir secrétaire
Compétences techniques spécifiques pour devenir secrétaire
- Il sait mettre à jour une documentation technique
- Il suit les conditions d’exécution d’un contrat
- Il vérifie les conditions d’exécution d’un contrat
- Il archive des dossiers et documents de référence
- Il indexe des dossiers et documents de référence
- Il suit l’évolution d’un dossier professionnel
- Il est chargée de construire un dossier professionnel
- Il doit maitriser la terminologie juridique, si il travaille dans un cabinet d’avocat
- Il doit maitriser la terminologie médicale, si il travaille dans un cabinet médical
- Il sait utiliser un dictaphone et connaît les techniques de saisies
- Il peut effectuer le suivi administratif du personnel, connaît le droit du travail
- Il fait de la gestion administrative et financière :
- Il connaît les logiciels comptables les plus courants et la comptabilité
- Il peut coordonner l’activité d’une équipe
Les qualités de secrétaire
- Il a d’excellentes qualités humaines : il est communicant
- Il est souriant et disponible
- Il doit inspirer la confiance
- Il est capable de garder un secret professionnel, voire plus dans certaines situations
- Il sait faire du « multitâches » : il fait face à plusieurs urgences à la fois et sait prioriser et hiérarchiser ses actions
- Il est disponible pour répondre aux urgences de sa hiérarchie et des autres interlocuteurs
- Il maîtrise parfaitement le français à l’oral comme à l’écrit.
- Il maîtrise une autre langue étrangère selon les besoins de son activité
- Il sait preuve de concision pour rédiger des comptes-rendus de réunions
Un métier en tension
Le marché de l’emploi dans le métier de secrétaire connaît une tension due, entre autres, aux remplacements de départs en retraite programmés. Le rythme des recrutements se maintient à un haut niveau.
Les entreprises recherchent de plus en plus de professionnelles qualifiées et compétentes pour faire face à la pénurie de candidates. Elles font appel à la formation en alternance pour recruter et former de futurs secrétaires.
Les perspectives sont très diversifiées : on recrute aussi bien dans les hôpitaux, laboratoires, maisons de retraite, PMI, crèches, industries, PME, grandes sociétés. On recherche principalement des secrétaires habiles et à l’aise avec les technologies nouvelles de l’information. Le secteur offre de grandes possibilités d’évolution.
Les autres intitulés du poste secrétaire
| Secrétaire administratif (H-F) | Secrétaire juridique (H-F) | Secrétaire médical (HF) |
| Secrétaire assistant (H-F) | Assistant (H-F) | Assistant de gestion (H-F) |
| Assistant de direction (H-F) | Secrétaire de direction (H-F). | Secrétaire juridique |
| Assistant administratif / Assistante administrative | Secrétaire administratif / administrative | Secrétaire polyvalent / polyvalente |
| Secrétaire bilingue ou trilingue | Secrétaire d’administration ou d’intendance universitaire | Télésecrétaire |
| Secrétaire bureautique | Secrétaire d’administration scolaire et universitaire -SASU | Secrétaire polyvalent / polyvalente |
| Assistante commerciale |
Secrétaire de groupe d’immeubles Secrétaire de syndic immobilier |
Secrétariat et assistanat médical ou médico-social |
Évolution dans la profession de secrétaire
Le poste de secrétaire est un poste essentiel dans une société. Avec ses années d’expérience, et sa polycompétence, le secrétaire peut se spécialiser et éventuellement prétendre à d’autres postes à responsabilités ou se déplacer dans d’autres domaines. Les besoins sont nombreux et les évolutions techniques requièrent de plus en plus de compétences.
Le métier offre de nombreuses possibilités d’évolution selon le secteur d’exercice. Le secrétaire peut se spécialiser dans un domaine : juridique, médical, commercial, technique. Avec ses années d’expérience, il peut prétendre à des postes de secrétaire de direction ou assistant de direction.
Là aussi, on peut dire que la liste n’est pas exhaustive et offre de nombreuses possibilités de mobilité géographique et sectorielle.
Recruter un(e) secrétaire en alternance
Les candidats de 26 et moins
Le contrat d’apprentissage est accessible aux candidats de 16 ans et moins. L’entreprise peut ainsi les recruter et les former en alternance.
Le bac professionnel permet d’accéder à plusieurs formations en alternance pour devenir secrétaire.
Les candidats qui ont le niveau bac auront accès à une formation en alternance pour obtenir un diplôme de niveau bac+2 (BTS ou DUT).
Les candidats de 26 ans et plus
Le contrat de professionnalisation permet à l’entreprise de former en alternance des candidats âgés de plus de 26 ans sous certaines conditions. C’est un outil de recrutement pour l’employeur qui fait face à des difficultés d’embauche et peut ainsi disposer d’une salariée qualifiée à ses métiers et aux besoins de son activité.
La formation en contrat de professionnalisation est qualifiante et peut être sanctionnée par un diplôme, un titre ou une certification professionnelle reconnus. Elle alterne une formation théorique au sein d’un organisme de formation et la formation pratique dans une entreprise.
La formation peut se faire au sein de l’entreprise si elle dispose de son propre centre de formation.