Pour faire face au développement de leurs activités ou dans le cadre du remplacement d’un salarié, les entreprises peut procéder à un recrutement en CDD ou CDI suivant des procédures très encadrées avant et après l’embauche en termes de formalités obligatoires.
Le recrutement d’un salarié en CDI est la norme définie par la Code du travail et peut être conclu à l’oral, sans passage obligatoire par la formalisation écrite d’un contrat. Pour autant, l’embauche d’un salarié en CDD répond à une procédure de recrutement plus stricte qui doit être formalisée par écrit.
Le Contrat à durée déterminée (CDD) est un accord conclu entre l’employeur et le futur salarié. Il a pour objet de définir l’ensemble des prestations ou tâches que le salarié devra accomplir durant une période donnée et selon les circonstances régies par la loi.
Mais quelle est la procédure de recrutement d’un salarié pour l’employeur?
Quelles sont les étapes préparatoires du recrutement ?
Préparer l’embauche
Avant de diffuser l’annonce de l’offre d’emploi, l’employeur met en place le processus de recrutement :
- Rédaction de l’offre : définition du profil du salarié et fiche de poste
- Publication de l’offre d’emploi
- Préparation et conduite d’entretien
Rédiger une offre d’emploi pour le poste à pourvoir
L’offre d’emploi doit respecter le cadre légal et contenir des informations objectives et positives. Elle a pour objectif d’attirer les candidats afin qu’ils se positionnent sur le poste proposé.
Publier et relayer l’offre en ligne
Une fois rédigée dans les règles de l’art, l’offre sera diffusée afin d’être visible et consultable par les candidats potentiels. Plusieurs canaux de diffusion en ligne sont disponibles pour une plus grande visibilité de cette annonce sur les réseaux sociaux (professionnels ou pas) et autres Pôle Emploi, Jobboards, etc.
Préparer l’entretien de recrutement
Préparer l’entretien d’embauche consiste à rédiger la fiche de poste à pourvoir et cerner le profil du candidat recherché. Pour ce faire, le responsable du recrutement prend soin d’établir une batterie de questions ou de tests pour identifier le profil du candidat, éventuellement d’autres outils plus approfondis. Lors de l’entretien, il pourra se faire une première impression. Il pourra affiner son approche pour mieux cerner l’adéquation du profil au poste. Une analyse plus fine pourra être envisagée pour identifier le meilleur profil qui s’adapte le mieux au poste proposé.
L’obligation de Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
Depuis le 1er Aout 2011, la DPAE a remplacé l’ancienne Déclaration Unique d’Embauche (DUE), validée par le Décret n°2011-681 du 16 Juin 2011.
Voici les étapes que cette demande doit suivre :
- Elle est adressée à l’U.R.S.S.A.F ou à la M.S.A pour être enregistrée : au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche du salarié et au plus tard le jour sa prise de fonction effective.
- L’U.R.S.S.A.F ou à la M.S.A disposent de 5 jours pour statuer après réception
- Passé ce délai, l’employeur reçoit un récépissé qui accuse réception de la DPAE récapitulant les informations enregistrées
- L’employeur remet une copie ou l’accusé de réception au salarié
- L’employeur est considéré avoir accompli son obligation de déclaration si l’organisme à qui la demande a été adressée, est mentionné dans l’avis de réception
L’employeur n’a pas à faire une DPAE pour les conventions des stagiaires : ils ne sont pas considérés comme faisant partie des salariés de l’entreprise. Toutefois, s’il y a une omission avérée de l’employeur à son obligation de déclaration, il commet une infraction de travail dissimulé, passible d’une amende de 1062 € par salarié concerné.
L’inscription du salarié au Registre Unique du Personnel (DUP)
L’employeur a l’obligation de tenir un Registre Unique du Personnel (DUP) selon le Code du Travail, sauf s’il est employeur particulier. Les salariés embauchés en CDD sont inscrits obligatoirement dans ce registre, quelle que soit la durée de leurs contrats et la taille de l’entreprise. Il peut être tenu sur support papier ou numérique, les embauches y sont inscrites de manière indélébile par ordre chronologique. Les informations sur les salariés inscrites sur ce registre sont les suivantes :
- On y porte la mention « Contrat à durée Déterminée »
- Identité du salarié : nom et prénom, sexe, sa date de naissance, sa nationalité
- Le parcours du salarié : ses qualifications retenues par le recruteur, emplois, date d’entrée dans l’entreprise et éventuellement la date de sortie
- Concernant les travailleurs étrangers, on vérifie et note le type et le numéro d’ordre du titre qui les autorise à travailler
- En cas d’embauches successives du salarié, en extra ou en CDD, les différentes dates d’entrées et de sorties de chaque vacation ou contrat y seront inscrites sur une nouvelle ligne du registre à chaque fois
- Le DUP et ses informations doivent être conservés pendant 5 ans après le départ du salarié de l’entreprise.
- En cas de non tenue du DUP, d’omission de certaines mentions obligatoires ou s’il n’est pas mis à jour, l’employeur est passible de sanctions par une amende de 3750 € pour chaque salarié concerné
Affilier le salarié auprès d’une caisse de retraite complémentaire
Dans le cadre de son embauche, le salarié est affilié obligatoirement par son employeur auprès des institutions de retraite complémentaire :
- Pour le secteur privé et tous types de salariés, l’employeur s’adresse à l’ARRCO, l’Association pour le Régime de Retraite Complémentaire
- Pour les salariés cadres, il s’adresse à l’AGIRC, l’Association Générale des Institutions des Retraites des Cadres
La Déclaration des Mouvements de Main d’œuvre (DMMO)
Les entreprises de plus de 50 salariés sont tenues d’effectuer cette déclaration mensuelle. Elle informe sur les contrats à durée déterminée conclus ou résiliés durant le mois précédent. Elle est transmise auprès de la DARES qui est la Direction de l’Animation de la recherche, des Etudes et des Statistiques au cours des huit premiers jours de chaque mois.
Le passage de la Visite d’information et de Prévention
Cette appellation remplace l’ancienne « visite médicale d’embauche ». L’employeur doit l’organiser, elle lui permet de connaître l’état de santé des salariés embauchés en CDD : il lui appartient de les informer sur les éventuels risques sanitaires liés à leurs contrats.
La VIP doit être effectuée par le salarié dans les trois mois qui suivent sa prise de fonction. Une attestation est transmise à l’employeur et au salarié à la fin de la visite.
Obligations de suivis personnalisés et renforcés
Sont concernés par ces suivis avec une surveillance individuelle les catégories de salariés suivantes :
- Les titulaires de la RQTH, c’est-à-dire, la Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé
- Les titulaires d’une pension d’invalidité
- Les salariés embauchés sur des postes avec des risques particuliers pour leurs santés ou leurs sécurités, notamment pour les postes exposés à l’amiante ou au plomb, etc
Le manquement à ces obligations médicales et de sécurité expose l’employeur à une amende de 1500 €. En outre, il est passible d’une peine d’emprisonnement de 4 mois assortie d’une amende de 3750 € en cas de récidive.
La signature du contrat de travail
Le contrat doit être signé par les deux parties, l’employeur et le salarié dans les deux jours qui suivent l’embauche pour qu’il soit valide et effectif. Le cas échéant, il n’a aucune valeur et sera reconverti automatiquement et requalifié en CDI sans la période d’essai. Cependant, cette règle ne s’applique pas dans le cas où le salarié refuse de signer expressément le contrat en CDD dans les deux jours, dans le seul objectif de le requalifier en CDI par défaut.
La signature d’un contrat écrit n’est pas obligatoire dans le cadre d’un recrutement en CDI. Dans ce cas, le salarié doit se rapporter aux conventions en cours dans l’entreprise.