Comment enregistrer un contrat d’apprentissage ? doit-on faire une DPAE (déclaration préalable à l’embauche) pour l’embauche d’un apprenti ? quelles sont les modalités pour déclarer ce recrutement à l’Urssaf ? Autant de question qui se posent à l’employeur à la signature d’un contrat d’apprentissage.
Le contrat d’apprentissage est un contrat de travail conclu en alternance avec un salarié, c’est à dire qu’il associe un enseignement théorique suivi dans un organisme de formation dédié et une mise en pratique en condition d’exercice dans l’entreprise. S’il peut être conclu en CDD ou en CDI, il diffère d’un contrat de travail classique par ses modalités d’exécution comme par ses conditions de déclaration.
La déclaration d’un contrat d’apprentissage fait l’objet d’une procédure particulière qui passe par l’OPCO (Opérateur de compétences) dont dépend l’employeur via un formulaire CERFA qui encadre le recrutement de l’apprenti. Les formalités d’enregistrement du contrat peuvent également être réalisées directement en ligne via le Portail de l’alternance mis en place par le Ministère du Travail.
L’employeur d’un apprenti doit également remplir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) de ce dernier auprès de l’Urssaf (ou de la MSA, Mutuelle Sociale Agricole pour les entreprises du secteur agricole) au maximum dans les 8 jours qui précèdent le recrutement.
Plus d’infos dans ce dossier sur les démarches à remplir pour déclarer l’embauche d’un apprenti.
Comment rédiger un contrat d’apprentissage ?
L’apprentissage est obligatoirement encadré par un contrat de travail tripartite signé par l’apprenti, son employeur mais également par l’organisme en charge de dispenser la formation en alternance. La signature du contrat d’apprentissage par les 3 parties est obligatoire car il formalise la relation entre elles.
Le contrat peut être conclu à durée déterminée (CDD) ou à durée indéterminée (CDI). Dans ce cas, il précisera la date de fin de la période d’apprentissage à partir de laquelle le salarié exercera pleinement son activité avec les mêmes droits et obligations que les autres salariés de l’entreprise.
Le contrat d’apprentissage doit être établi sur la base du formulaire cerfa FA13 et comporte les parties suivantes :
- Informations sur l’employeur
- Informations sur l’apprenti
- Informations sur le « maitre d’apprentissage » chargé d’encadrer l’apprenti
- Détail des conditions du contrat (type, durée, salaires, temps de travail…)
- Informations sur la formation en alternance (organisme en charge, diplôme visé, dates, durée …)
L’employeur peut rédiger un contrat d’apprentissage directement sur papier libre mais devra nécessairement reprendre toutes les informations demandées dans le cerfa FA13 sous peine d’invalidité.
Il est également possible de remplir le contrat directement en ligne et sa transmission peut se faire par voie dématérialisée via le Portail de l’alternance ou directement sur le site de l’OPCO (Opérateurs de Compétences) dont dépend l’entreprise qui emploie l’apprenti (si l’organisme le permet).
Comment déclarer un contrat d’apprentissage ?
Une fois établi le contrat d’apprentissage, l’employeur doit procéder à son enregistrement auprès de l’OPCO dont dépend son entreprise. Depuis la réforme de la loi « Avenir professionnel », ces organismes sont les seuls en charge d’enregistrer les contrats avant transmission aux services de la DREETS et de la DGEFP (Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle).
L’employeur doit obligatoirement transmette le contrat signé à l’OPCO au plus tard dans les 5 jours suivant le début de son exécution. Cette transmission peut se faire par courrier postale ou directement en ligne (via le Portail de l’alternance ou via le site internet de l’OPCO si celui-ci le permet).
Le dossier complet pour déclarer un contrat d’apprentissage devra comporter les éléments suivants :
- contrat d’apprentissage (sur la base du cerfa FA13)
- convention de formation ou annexe pédagogique et financière dans le cas d’un centre de formation interne à l’entreprise
- convention tripartite de réduction ou d’allongement de la durée du contrat ou de la période d’apprentissage le cas échéant pour prendre en compte le niveau initial de compétences de l’apprenti ou ses compétences acquises
Le dépôt du contrat d’apprentissage est gratuit et ne garantit pas son acceptation par l’OPCO dont dépend l’employeur. Celui-ci a 20 jours pour statuer sur sa conformité et sur la prise en charge financière du contrat. Sans réponse de l’OPCO passé ce délai, la demande de prise en charge est considérée comme refusée.
Quelle DPAE pour un contrat d’apprentissage ?
Le contrat d’apprentissage est un contrat de travail particulier mais il suppose les mêmes obligations de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qu’un contrat de travail « classique« .
L’employeur doit ainsi effectuer une DPAE de l’apprenti dans les 8 jours qui précèdent la date d’exécution du contrat auprès de l’Urssaf ou de la Mutuelle Sociale Agricole (MSA pour les entreprises du secteur agricole).
Cette déclaration d’embauche ne dispense pas l’apprenti de contacter la caisse d’assurance maladie de son lieu de résidence pour la bonne gestion de son dossier.
La visite médiale obligatoire de l’apprenti
L’employeur d’un apprenti a obligation d’organiser une visite médicale d’aptitude pour l’apprenti au maximum dans les deux mois qui suivent le début d’exécution du contrat. Il doit pour cela prendre contact auprès de l’organisme de gestion de la Médecine du travail dont dépend son entreprise.
La visite médicale doit obligatoirement avoir lieu préalablement à l’embauche d’un apprenti dans les cas suivants :
- apprentis mineurs
- apprentis bénéficiant de la Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH)
- apprentis en charge de travaux les exposant à des risques ou des exigences jugées dangereuses
Même le certificat médical d’aptitude n’est plus exigé préalablement à l’enregistrement du contrat d’apprentissage (sauf cas cités ci-dessus), il reste une formalité obligatoire à remplir pour l’employeur d’un apprenti.
La procédure pour enregistrer un contrat d’apprentissage
Les démarches légales peuvent s’effectuer en ligne via l’espace dédié aux employeurs du Portail de l’alternance ou sur les sites internet des OPCO qui le permettent.
L’employeur doit remplir le formulaire CERFA FA 13 qui formalise le contrat d’apprentissage ; un exemplaire du contrat d’apprentissage doit ensuite être conservé par l’employeur, un autre être remis à l’apprenti. Une convention entre le CFA en charge de la formation, l’employeur et l’apprenti fixant la durée du contrat doit être annexée au contrat.
Un contrat enregistré bénéficie de la reconnaissance des organismes sociaux et dispose d’une validité juridique. C’est le service chargé de l’enregistrement qui s’en assure et procède également à l’analyse du contrat et des éventuelles pièces à produire.
Le contrat d’apprentissage cosigné par l’organisme en charge de la formation de l’alternant doit être enregistré auprès de l’Opérateur de Compétences (OPCO) auquel est rattachée l’entreprise. Le dossier d’enregistrement du contrat peut comporter, le cas échéant, plusieurs documents complémentaires nécessaires à son instruction :
- titres ou certification du maître d’apprentissage en charge de l’apprenti, et les justificatifs de son expérience professionnelle au regard de la qualification visée par la formation en alternance (ou avis du rectorat si le maître d’apprentissage ne justifie pas des diplômes requis).
- avis du rectorat ou des services agréés en cas de modification de la durée de l’apprentissage (réduction ou allongement), ou si la date de début de la formation est hors de la période légale,
- attestation d’ouverture d’un compte bancaire nominatif pour l’apprenti dont l’employeur est un ascendant,
- pour les apprentis mineurs à la signature du contrat : autorisation de l’Inspection du Travail de pouvoir utiliser des machines dangereuses ou être affecté à des travaux sur matières dangereuses.
Un dossier doit être complet pour enregistrer formellement un contrat d’apprentissage, avec les pièces suivantes :
- Toutes les rubriques du CERFA renseignées,
- L’attestation de l’employeur quant à l’éligibilité du maître d’apprentissage à cette fonction,
- L’attestation de l’employeur de disposer des pièces justificatives liées au contrat,
- La convention de formation ou attestation pédagogique et financière pour un CFA d’entreprise,
- La convention d’aménagement de durée (le cas échéant).
L’OPCO en charge d’enregistrer le contrat d’apprentissage dispose, à réception du dossier, d’un délai de 20 jours pour accepter ou non. Si le contrat est conforme aux règles fixées par les articles D6224-1, D6275-1 et les suivants du code du travail, l’OPCO procède au dépôt du contrat auprès du ministère en charge de la formation professionnelle.