Chatbot, voicebot, agent conversationnel… les assistants virtuels ont plusieurs appellations mais elles désignent toutes un robot virtuel utilisant l’intelligence artificielle pour converser avec des humains en langage naturel. Ils trouvent de nombreuses applications, tous secteurs d’activité confondus, y compris dans le secteur de l’éducation où l’assistant virtuel permet d’optimiser la relation des écoles et universités avec leurs candidats ou étudiants.
En effet, l’intelligence artificielle dont dispose l’agent conversationnel lui permet de jouer le rôle de conseiller financier, styliste privé, médecin, agent SAV ou coach sportif… Même si ces outils sont utilisés pour des objectifs différents à savoir du simple renseignement à l’accomplissement du processus d’achat ou de réservation, la finalité reste identique pour toutes les entreprises : l’amélioration de la satisfaction client.
Dans le secteur éducatif, l’assistant virtuel peut servir d’interface aux écoles et universités avec leurs candidats ou étudiants et simplifier l’ensemble des démarches administratives, de la prise d’information au suivi de dossier en passant évidemment par l’inscription.
Un assistant virtuel pour orienter les étudiants dans l’offre de formation
Réaliser le choix d’une formation universitaire n’est pas une démarche futile. Ce choix impacte directement l’orientation de la vie d’un étudiant. C’est la raison pour laquelle les étudiants ne se précipitent pas et préfèrent bien se renseigner sur tous les modules de formations disponibles ainsi que de leurs débouchés avant de prendre cette décision. Cependant, leur fournir une aide afin de les orienter pour qu’ils puissent faire le bon choix en fonction de leurs plans de vie professionnels et personnels. L’assistant virtuel peut être d’une grande aide pour leur prise de décision grâce à une assistance directe et personnalisée.
Sur une plateforme en ligne, l’assistant virtuel a pour fonction d’accueillir et d’apporter des informations sur les modules de cours disponibles et les démarches pour l’inscription. Ce processus se déroule via un échange naturel qui se rapproche vraiment plus de la conversation humaine. Ainsi, l’étudiant n’a plus qu’à se inscrire des informations sur son cursus scolaire, ses buts et ses goûts pour avoir une liste des formations qui pourront l’attirer et lui convenir parfaitement. Les réponses fournies par l’assistant virtuel contiendront des informations détaillées sur les différents modules et les contenus de chaque cours que l’étudiant aura à suivre ainsi que de la durée et les connaissances antérieures requises.
L’assistant virtuel peut aussi servir à recueillir les informations sur l’étudiant. Celui-ci n’est pas le seul bénéficiaire de l’installation d’un tel outil, l’institution universitaire en profite également. Les données collectées feront l’objet d’une analyse par l’université avant de donner des réponses à l’étudiant. Cela leur permet d’avoir suffisamment de renseignements sur l’étudiant afin de lui présenter les formations qui lui conviendraient parfaitement. C’est une manière de rendre les choses plus simples pour l’étudiant, et de procéder au recrutement des meilleurs apprenants pour l’établissement.
Simplifier les démarches d’inscription grâce à un assistant virtuel
L’assistant virtuel peut être paramétré pour effectuer les démarches pour l’inscription de l’étudiant. Il s’agit d’un autre avantage très intéressant proposé par ces agents virtuels pour les écoles et les universités. En effet, il permet de rendre moins difficiles les formalités d’inscription pour les étudiants.
Dès le moment où la candidature de l’étudiant est acceptée par l’établissement, les pièces justificatives seront fournies par le client. Il se chargera ensuite de renseigner le formulaire d’inscription grâce à un jeu de questions réponses avec l’agent conversationnel. Cette étape peut être réalisée depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette.
L’assistant virtuel outil de suivi des étudiants
L’assistant virtuel est aussi en mesure de fournir une assistance aux étudiants au cours de leur formation. Des scénarios d’apprentissage peuvent être ainsi rédigés et configurés au niveau des agents virtuels afin de proposer des supports éducatifs qui seraient très appréciés de la part des étudiants.
L’agent virtuel peut donc fournir des réponses aux interrogations de l’étudiant afin de l’aider lorsqu’il ne comprend pas un exercice ou qu’il n’arrive pas à trouver une solution à un problème posé. L’avantage de cet outil est qu’il est tout le temps présent et peut donc fournir les réponses adéquates de façon instantanée sans que l’étudiant ne soit obligé d’attendre le cours suivant. Ce lien de proximité rend favorable l’engagement de l’étudiant pour les cours qu’il a sélectionnés et surtout réduit les risques d’abandon au cours de l’année. Grâce une expérience simple et ludique, les étudiants seront plus motivés à continuer leur formation.
En résumé, l’utilisation d’un assistant virtuel pour les écoles et les universités constitue un moyen de s’adapter aux attitudes des étudiants ainsi qu’à leur intensité digitale. Ils permettent donc aux établissements de placer sur les canaux de communication favoris, le site en ligne et les applications de messagerie instantanée.